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RAPPORT DU GROUPE DE TRAVAIL GEC- Gestion du courrier électronique



RAPPORT DU GROUPE DE TRAVAIL GEC- Gestion du courrier électronique
Les représentants CGTR EDUC'ACTION

A

Tous les collègues


DEBUT DE LA REUNION : 10H00

Composition du groupe de travail par les membres de l'administration et représentants syndicaux :

 Ouverture de la réunion par le Mr COLL-MOURNET -SGA en présence de Pascal Bordelais-Chef de la DL, Mr Forestier -chef de la DSI, Mr Abel ainsi que sa collaboratrice Linda, la secrétaire du sg- Danielle Dijoux et des représentants syndicaux Mme FRANCOIS-CGTR EDUC'ACTION , et Mr Chane-Alune A et I -UNSA .

Nous avons abordé les points suivants concernant le logiciel ELISE (GESTION ELECTRONIQUE DU COURRIER) :

 Présentation du projet- contexte- enjeux
 Périmètre de déploiement en phase 1,
 Modalités de communication aux personnels
 Formation des personnels.

Le but principal de la mise en place de cette gestion est de diminuer la charge de travail, avoir un suivi du courrier ainsi qu'une traçabilité des courriers entrants et sortants. De plus les recherches sont facilitées et plus efficace. (On peut savoir à tout moment où se trouve le courrier concerné, dans quel service etc...). Le but MAJEUR de cette pratique est qu'à terme nous puissions travailler de manière DEMATERIALISEE.

L'académie de la Réunion ainsi que celles d'Amiens et de Paris testent actuellement le même logiciel qui est homologué et financé par le Ministère.
Depuis 1 an, les secrétariats du Recteur, du Secrétaire Général ainsi que du DASEN ont mis en pratique ce fonctionnement.
Les personnels des trois secrétariats ont été formés par rapport au nouveau logiciel.

La difficulté rencontrée est la « scannérisation » des documents en masse (enlever les agrafes, les trombones, bien placer les documents, vérification de ces derniers etc..).
Néanmoins, les originaux des documents scannés sont transmis dans la division ou service concerné.

On peut compter environ 800 courriers de production et 8 % de ces derniers sont clôturés.

Le délai de réponse est fixé à 15 jours (charte Marianne).


Un rappel est fait sur la nécessité de CLOTURER chaque courrier traité. Une signature numérique est à exclure pour le moment (on garde le système de parapheur à la signature).

Une formation pour les personnels aura lieu l'année prochaine sur 2 ou 3 jours.

En prévision d'achat de nouveaux photocopieurs, les impressions auront lieu seulement par une authentification du badge déjà attribué à chaque personnel.


FIN DU GROUPE DE TRAVAIL - 12H30


Remarque : Dans l'ensemble, le groupe de travail s'est déroulé dans une ambiance conviviale et de concertation . J'encourage tous les collègues à cette méthode de travail qui paraît très efficace et performante.



Saint-Denis, le 09 décembre 2013


La CGTR EDUC'ACTION
Marie-Claire FRANCOIS

Mardi 10 Décembre 2013
Patrick CORRE
Lu 495 fois


1.Posté par Laurent le 10/09/2015 13:30
Bonjour,

Notre collectivité est entrain de déployer ce même logiciel.

Depuis 2013, quel est votre constat de son utilisation ?

Je te remercie

Fraternellement

Laurent (Elu CGT CHSCT et membre CE)

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